Politique de confidentialité

1. Introduction

VITAM CARE SRL (ci-après « nous », « notre » ou « VITAM CARE ») accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente Politique de Confidentialité vous informe de la manière dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme www.vitam.care (ci-après « la Plateforme »).

Cette politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (Règlement UE 2016/679) et à la législation belge en matière de protection des données.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

VITAM CARE SRL
Société à Responsabilité Limitée
Siège social : Avenue de Laeken 29, 1090 BRUXELLES, Belgique
N° d'entreprise (BCE/TVA) : BE 1020.008.943
Représentée par ses administrateurs : Léo Ponsard et Arthur Balcaen
Email : contact@vitam.care
Téléphone : Non communiqué (contact par email uniquement)

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à : contact@vitam.care

3. Données collectées

Nous collectons différentes catégories de données personnelles selon votre utilisation de la Plateforme :

3.1 Données d'identification et de contact

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone (si fourni)
• Adresse postale professionnelle

3.2 Données professionnelles

• Profession et spécialité médicale
• Numéro d'inscription à l'ordre professionnel ou équivalent
• Diplômes et qualifications (si fournis)
• Établissement d'exercice
• Numéro INAMI/RIZIV (si applicable en Belgique)

3.3 Données de connexion et d'utilisation

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Système d'exploitation
• Pages visitées et durée des visites
• Date et heure de connexion
• Données de géolocalisation (pays, ville)
• Identifiants de session

3.4 Données de compte

• Identifiant de connexion (login)
• Mot de passe (stocké de manière chiffrée)
• Paramètres et préférences de compte
• Historique d'activité sur la Plateforme

3.5 Données de facturation et de règlement

• Coordonnées bancaires professionnelles des laboratoires vendeurs (IBAN, titulaire du compte) — nécessaires à l'émission de leurs factures
• Historique des commandes et des factures
• Communications structurées de virement associées aux commandes
• Adresses de facturation

Note importante : Aucune donnée de carte bancaire n'est collectée. Les règlements
s'effectuent par virement bancaire, directement entre la pharmacie et le laboratoire,
en dehors de la Plateforme.

3.6 Données générées par l'utilisation de l'ia

**La Plateforme ne propose actuellement aucune fonctionnalité d'intelligence
artificielle** : aucune donnée de ce type n'est donc collectée. Si de telles
fonctionnalités venaient à être introduites, la présente politique serait mise à jour au
préalable pour préciser le prestataire d'inférence, les données traitées et les
responsabilités de l'Utilisateur.

3.7 Données de santé (le cas échéant)

Si vous utilisez la Plateforme pour traiter des données de santé de vos patients :

• Données de santé anonymisées ou pseudonymisées
• Dossiers médicaux électroniques (selon fonctionnalités)
• Résultats d'analyses ou d'examens

IMPORTANT : Vous êtes responsable du traitement des données de santé de vos patients. VITAM CARE agit en qualité de sous-traitant. Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est disponible sur demande.

Utilisation de l'IA avec des données de santé : la Plateforme ne proposant
actuellement aucune fonctionnalité d'intelligence artificielle (voir section 3.6),
aucune donnée de santé n'est traitée par une IA.

En tant que sous-traitant, VITAM CARE n'a aucun contrôle sur les données que vous décidez de saisir dans l'IA et ne peut donc être tenue responsable de vos choix en la matière.

3.8 Cookies et technologies similaires

Consultez notre Politique des Cookies pour plus de détails : www.vitam.care/cookies

4. Finalités et bases légales du traitement

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, sur les bases légales indiquées :

5. Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivants :

5.1 Personnel de vitam care

Nos employés et administrateurs ont accès à vos données dans la limite de leurs fonctions et sur la base du besoin d'en connaître (« need to know »).

5.2 Prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des prestataires de services qui traitent vos données pour notre compte :

• Hébergement des applications web : Vercel Inc. (fonctions serveur dans l'Union Européenne — Dublin, Irlande)
• Hébergement du backend et de la base de données : Convex, Inc. (infrastructure AWS), Union Européenne (Irlande, région eu-west-1)
• Stockage des fichiers (images produits, documents de facturation, dossiers de soumission) : Cloudflare, Inc. (service R2), stockage configuré en juridiction Union Européenne
• Envoi d'e-mails transactionnels : Resend

Paiement : la Plateforme ne fait appel à aucun prestataire de paiement — les règlements s'effectuent par virement bancaire, directement entre la pharmacie et le laboratoire. Aucune donnée de carte bancaire n'est collectée.

Analyse et cookies : Nous n'utilisons actuellement aucun service de tracking ou d'analyse (pas de Google Analytics, pas de cookies publicitaires).

Tous nos sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles strictes de sécurité et de confidentialité conformément à l'article 28 du RGPD.

5.3 Autorités légales

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités compétentes en cas :

• D'obligation légale ou réglementaire
• De réquisition judiciaire
• De protection de nos droits et de notre sécurité

5.4 Tiers autorisés

Avec votre consentement explicite, nous pouvons partager vos données avec :

• Des partenaires commerciaux
• Des organismes professionnels (ordres, associations)

6. Transferts de données hors ue

Vos données sont stockées au sein de l'Union Européenne :

• Backend et base de données : hébergés par Convex (infrastructure AWS) en Irlande (région eu-west-1)
• Fichiers (images, documents de facturation, dossiers) : stockés sur Cloudflare R2 en juridiction Union Européenne
• Fonctions serveur des applications : exécutées par Vercel à Dublin (Irlande)

Prestataires dont le siège est situé hors UE : nos hébergeurs et prestataires techniques (Vercel, Convex, Cloudflare, Resend) sont des sociétés dont le siège est établi aux États-Unis. Les traitements qu'ils opèrent pour notre compte sont encadrés par des contrats de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD, incluant les clauses contractuelles types de la Commission Européenne pour tout transfert éventuel hors UE. L'envoi d'e-mails transactionnels (Resend) peut impliquer un traitement des adresses e-mail et du contenu des messages sur des infrastructures situées hors UE, encadré par ces mêmes garanties.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en nous contactant à : contact@vitam.care

7. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

À l'issue des périodes de conservation, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

8.1 Droit d'accès (article 15 rgpd)

Vous pouvez obtenir :

• La confirmation que vos données sont traitées
• L'accès à vos données personnelles
• Des informations sur les traitements effectués

8.2 Droit de rectification (article 16 rgpd)

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

8.3 Droit à l'effacement / « droit à l'oubli » (article 17 rgpd)

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :

• Les données ne sont plus nécessaires
• Vous retirez votre consentement
• Vous vous opposez au traitement
• Les données ont été traitées illicitement
• Une obligation légale l'exige

Exceptions : Nous pouvons refuser l'effacement si la conservation est nécessaire pour respecter nos obligations légales (comptabilité, fiscalité) ou pour la défense de nos droits.

8.4 Droit à la limitation du traitement (article 18 rgpd)

Vous pouvez demander la limitation du traitement dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).

8.5 Droit à la portabilité (article 20 rgpd)

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

8.6 Droit d'opposition (article 21 rgpd)

Vous pouvez vous opposer à tout moment :

• Au traitement de vos données à des fins de marketing direct
• Au traitement fondé sur notre intérêt légitime

8.7 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.

8.8 Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès.

8.9 Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée

Si des décisions automatisées (y compris par IA) produisent des effets juridiques vous concernant, vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.

Sur notre Plateforme : aucune décision automatisée produisant des effets juridiques
ou significatifs n'est prise, et aucune fonctionnalité d'intelligence artificielle n'est
actuellement proposée. Toutes les décisions restent sous le contrôle exclusif des
utilisateurs professionnels.

8.10 Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez :

• Email : contact@vitam.care
• Courrier : VITAM CARE SRL, Avenue de Laeken 29, 1090 BRUXELLES, Belgique
• Via votre compte : Certains droits peuvent être exercés directement depuis les paramètres de votre compte

Nous vous répondrons dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité.

Pour garantir la sécurité de vos données, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre :

• L'accès non autorisé
• La divulgation
• La modification
• La perte ou la destruction

9.1 Mesures techniques

• Chiffrement : SSL/TLS pour les données en transit (HTTPS automatique), chiffrement au repos pour les données sensibles
• Authentification : Mots de passe sécurisés avec hachage cryptographique (bcrypt/argon2), authentification à deux facteurs (2FA) en cours de déploiement
• Pare-feu et systèmes de détection d'intrusion
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Mises à jour de sécurité régulières

9.2 Mesures organisationnelles

• Accès aux données limité au personnel autorisé
• Politique de mots de passe robustes
• Formation du personnel à la sécurité des données
• Procédures de gestion des incidents de sécurité
• Audits de sécurité réguliers

9.3 Hébergement des données de santé

Conformité : Nos hébergeurs respectent les normes de sécurité les plus strictes :

• Convex/AWS (backend et base de données) : Infrastructure AWS certifiée ISO 27001, SOC 1/2/3, hébergement EU (Irlande)
• Cloudflare R2 (fichiers) : Infrastructure certifiée ISO 27001, SOC 2 Type II, stockage en juridiction UE
• Vercel (applications) : Infrastructure certifiée SOC 2 Type II, fonctions serveur EU (Dublin)

Localisation : Toutes les données de santé sont stockées exclusivement dans l'Union Européenne, conformément aux exigences de protection renforcée des données de santé.

Chiffrement : Les données de santé bénéficient d'un chiffrement renforcé en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256).

10. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :

• Notifier l'Autorité de Protection des Données (APD) belge dans les 72 heures
• Vous informer directement si le risque est élevé
• Documenter la violation et les mesures prises

Si vous constatez une utilisation anormale de votre compte, contactez-nous immédiatement : contact@vitam.care

11. Cookies

Notre Plateforme utilise des cookies et technologies similaires. Pour plus d'informations, consultez notre Politique des Cookies : www.vitam.care/cookies

Types de cookies utilisés :

• Cookies strictement nécessaires : Authentification, sécurité, fonctionnement de la Plateforme
• Cookies de performance et analytiques : Actuellement non utilisés (pas de Google Analytics)
• Cookies de marketing : Non utilisés (pas de publicité)

Gestion des cookies : Nous n'utilisons actuellement aucun cookie de tracking ou publicitaire. Seuls les cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la Plateforme sont déposés. Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement préalable car ils sont indispensables au service.

12. Liens vers des sites tiers

Notre Plateforme peut contenir des liens vers des sites web tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites. Nous vous encourageons à lire leurs politiques de confidentialité.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment pour refléter les évolutions de nos pratiques, de la législation ou de nos services.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par :

• Email à l'adresse enregistrée
• Notification sur la Plateforme
• Bannière d'information lors de votre connexion

La version en vigueur est toujours accessible sur : www.vitam.care/confidentialite

Date de dernière mise à jour : 15 novembre 2025

14. Réclamations

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ne sont pas respectés, vous pouvez :

14.1 Nous contacter

Dans un premier temps, contactez-nous à : contact@vitam.care

Nous nous engageons à répondre à vos préoccupations et à résoudre tout problème de manière amiable.

14.2 Introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données belge :

Autorité de Protection des Données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 BRUXELLES
Belgique
Téléphone : +32 2 274 48 00
Email : contact@apd-gba.be
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

14.3 Recours transfrontalier

Si vous résidez dans un autre État membre de l'UE, vous pouvez également vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.

15. Données des mineurs

Notre Plateforme est destinée exclusivement aux professionnels de santé. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans.

Si nous découvrons qu'un mineur a fourni des données personnelles, nous les supprimerons immédiatement.

16. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou l'exercice de vos droits :

VITAM CARE SRL
Avenue de Laeken 29
1090 BRUXELLES
Belgique

Email : contact@vitam.care
Téléphone : Non communiqué (contact par email uniquement)

17. Glossaire

• Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : Toute opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, consultation, utilisation, communication, effacement, etc.).
• Responsable de traitement : Entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement (VITAM CARE).
• Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.
• Consentement : Manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque.
• RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679.

Date de dernière mise à jour : 15 novembre 2025
Version : 1.0

En utilisant la Plateforme VITAM CARE, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté l'intégralité de la présente Politique de Confidentialité.